• Proszę, proszę, rozgość się, serdeczny!

    Legalny newsletter krok po kroku - część II



    O tym, czego możesz się spodziewać wypełniając formularz rejestracyjny na stronie GIODO.

    Jeśli jeszcze nie czytałeś części pierwszej poradnika, zacznij od niej.



    UWAGA! 
    Nie jestem prawnikiem. 
    Piszę jako użytkownik, który swoją bazę zarejestrował
     i dzieli się wrażeniami. 



    Formularz rejestracyjny należy wypełnić w komputerze i wydrukować, po czym wysłać listem poleconym na adres:

    Biuro Generalnego Inspektora 
    Ochrony Danych Osobowych 
    ul. Stawki 2
    00-193 Warszawa

    Jeśli ktoś dysponuje podpisem elektronicznym, może wysłać formularz przez internet. W przypadku braku podpisu elektronicznego również zaleca się tak uczynić, ale oprócz tego wymagana jest wersja z podpisem odręcznym wysłana pocztą.

    Przed przystąpieniem do wypełniania formularza należy zaopatrzyć się w potrzebne umowy, pisałam o tym wcześniej. 

    Formularz składa się z kilku części, oto co zawiera każda z nich:

    A

    0 - zaznaczamy, czego dotyczy formularz, czyli pierwszą opcję. Druga dotyczy zmian już zarejestrowanej bazy, trzecia opcja odnosi się do gromadzenia danych "drażliwych"opisanych w punkcie C-9

    B

    1 - wpisujemy nazwę zbioru danych (np: "czytelnicy newslettera" - ta sama nazwa, która pojawiła się w umowie z serwisem mailingowym) oraz nasze dane. Rubryka REGON może pozostać pusta

    2 - dane przedstawiciela. Zostawiamy puste, lub wypełniamy odpowiednimi danymi

    3 - powierzenie przetwarzania danych osobowych - tu wpisujemy nazwę i adres serwisu mailingowego z którym zawarliśmy umowę

    4 - sposób pozyskiwania danych, zaznaczamy "zgoda osoby, której dane dotyczą"

    C

    5 - cel przetwarzania danych w zbiorze np. "wysyłanie newslettera"

    6 - opis kategorii osób, których dane dotyczą, czyli np. "czytelnicy bloga którzy chcą dostawać newsletter"

    7 - w tej części zaznaczamy, jakie dane zamierzamy zbierać. Z przyczyn technicznych coś zaznaczyć trzeba, nawet jeśli żadna z opcji nie jest nam potrzebna do wysyłania newslettera - ot, taki mały bug. Najprościej zaznaczyć "imię i nazwisko". To co zaznaczamy w tej części musi zgadzać się z umową, jaką zawarliśmy z serwisem mailingowym

    8 - tu podajemy informacje o danych osobowych nie wyszczególnionych w części 7, które zamierzamy gromadzić - wpisujemy "adres email"

    9 - pytanie czy zamierzamy zbierać jakieś dane "drażliwe" typu "pochodzenie rasowe", czy "nałogi"

    10 - jeśli nic nie zaznaczyliśmy w punkcie 9, to tej części nie wypełniamy

    D

    11 - pytanie, skąd będą zbierane dane (od osób, których dotyczą, czy z innych źródeł)

    12 - pytanie, czy dane będą przekazywane podmiotom innym, niż upoważnione na podstawie przepisów prawa

    13 - pytanie o odbiorców, którym dane będą (ewentualnie) przekazywane

    14 - pytanie o państwo trzecie, do którego będą (ewentualnie) przekazywane dane

    E

    15 - opis środków technicznych i organizacyjnych - należy zaznaczyć opcje zgodnie z umową zawartą z firmą przetwarzającą dane

    16 -  pytanie o wymogi bezpieczeństwa - należy zaznaczyć opcje zgodnie z umową zawartą z firmą przetwarzającą dane

    F

    17 - pytanie o środki bezpieczeństwa: jako że nasza baza danych jest w internecie, należy zaznaczyć opcję "wysokie"

    18 - tu należy podać swój adres email i ewentualnie można załączyć jakieś dokumenty (załączanie umów z serwisem newsletterowym nie jest wymagane)

    Po wypełnieniu należy dokument wysłać za pomocą odpowiedniego przycisku na formularzu, a następnie wydrukować, podpisać i wysłać listem poleconym na adres biura.

    W kolejnej części napiszę Wam, jakie są podobieństwa i różnice pomiędzy Mailchimpem i polskim Freshmailem z punktu widzenia początkującego użytkownika.

    (Dziękuję Ariadnie Wiczling za zorganizowanie webinaru z Michałem Sztąberkiem, dzięki któremu zdobyłam informacje na temat wymagań prawnych i wiele cennych wskazówek).

    0 komentarze:

    Prześlij komentarz