• Proszę, proszę, rozgość się, serdeczny!

    Legalny newsletter krok po kroku - cz I



    Zastanawiasz się, czy musisz zgłaszać gdzieś listę mailingową Twojego newslettera? Owszem, musisz.

    W internecie można znaleźć strony, na których jest napisane, że newsletter na niekomercyjnym blogu nie musi być nigdzie zgłaszany. Nie jest to prawda, ponieważ adres email jest daną osobową, a zbieranie takowych by wysyłać newsletter nie podchodzi pod gromadzenie w celach prywatnych. Jeśli wciąż masz wątpliwości, pomyśl, że nawet jeśli dziś nie zarabiasz na swoim blogu, w przyszłości może się to zmienić, więc warto od początku mieć wszystko uporządkowane od strony prawnej.

    Jeśli masz już newsletter i gromadzisz dane nielegalnie, nie przerażaj się, tylko czym prędzej dopełnij formalności. Nie jest to bardzo skomplikowane i robi się to tylko raz.



    UWAGA! 
    Nie jestem prawnikiem. 
    Piszę jako użytkownik, który swoją bazę zarejestrował
     i dzieli się wrażeniami. 



    Jak to się robi?

    Do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO)  nie wysyłamy naszej bazy danych, a jedynie formularz rejestracyjny, który znajduje się pod tym linkiem (wybierz "Rejestr Zbiorów Danych Osobowych" a potem "Wypełnianie wniosku"). Robimy to raz, najlepiej jeszcze zanim zaczniemy zbierać dane. Jeśli dysponujecie podpisem elektronicznym, możecie to zrobić online, jeśli nie, trzeba formularz po wypełnieniu wydrukować i wysłać pocztą. Nie musimy czekać na odpowiedź, by zacząć zbierać adresy, nasza baza staje się legalna z chwilą wysłania zgłoszenia.

    Do formularza nie musimy dodawać umowy powierzenia i przetwarzania danych osobowych, jednak musimy mieć ją podpisaną w momencie rejestracji. Potrzebna nam będzie na wypadek kontroli. Umowa musi być w staroświeckim stylu - papier, długopis itp. Dlatego właśnie mój newsletter wysyłany jest z polskiego serwisu (Freshmail), chociaż początkowo planowałam korzystać ze znacznie bardziej popularnego Mailchimpa. Oba serwisy są darmowe do pewnej ilości subskrybentów, co było dla mnie istotne, bo nie chcę za dużo dokładać do mojego blogowego hobby. 

    Porównanie Mailchimpa i Freshmaila planuję zrobić w kolejnej części poradnika. Na razie napiszę tylko, że słyszałam o kimś, komu udało się zawrzeć z Mailchimpem umowę na piśmie. Najwyraźniej miał więcej cierpliwości ode mnie. Ja, kiedy korespondencja z tym serwisem się urwała, spakowałam manatki i przeszłam do konkurencji. Polski Freshmail ma standardowe wzory umów wymaganych przez polskie prawo i załatwia takie sprawy rutynowo. W dodatku znajduje się w tej samej co my strefie czasowej, więc biuro obsługi klienta znacznie szybciej odpowiada na ewentualne pytania.

    Od Freshmaila dostałam pocztą elektroniczną "Umowę powierzenia i przetwarzania danych osobowych" wraz z załącznikami: "Zleceniem przetwarzania danych osobowych" oraz "Listą osób upoważnionych" - pracowników serwisu. Można do tej listy dopisać też swoich pracowników, jeśli ktoś ma. Ja nie dopisałam nikogo. Podpisane przez siebie papiery wysłałam poleconym do siedziby firmy i po kilku tygodniach dostałam je z powrotem opatrzone stosownymi pieczątkami i podpisami. 

    Na tym etapie mogłam zabrać się za wypełnianie formularza rejestracyjnego. W kolejnej części opiszę, czego możecie się w nim spodziewać.

    (Dziękuję Ariadnie Wiczling za zorganizowanie webinaru z Michałem Sztąberkiem, dzięki któremu zdobyłam informacje na temat wymagań prawnych i wiele cennych wskazówek).

    0 komentarze:

    Prześlij komentarz